Basiseinstellungen
Zu Beginn jeder Installation werden die Basiseinstellungen des Language School Managers vorgenommen. Diese legen das Aussehen und die Arbeitsweise des Systems fest.
Durch umfangreiche Customizing-Möglichkeiten lassen sich bereits die meisten Anforderungen ohne zusätzliche Programmierung erledigen.
Typische Einstellungen sind:
- Einstellung der Sprache, in der der Language School Manager mit den Benutzern interagiert. Standardmäßig können Englisch und Deutsch ausgeliefert werden.
- Abbildung der Unternehmenstruktur innerhalb des LSM. Standardmäßig können die Ebenen Management, Fachbereich, Unterkunftsplanung, Sachbearbeiter und Rechnungsstellung abgebildet werden.
- Einrichten der Benutzer. Mit dem LSM können eine beliebige Anzahl von Benutzern gleichzeitig arbeiten. Jedem Benutzer werden Rechte vergeben. Dadurch wird festgelegt, was der einzelne Benutzer im System machen darf wie zum Beispiel Teilnehmer ansehen, anlegen oder ändern; Buchungen anschauen, anlegen oder ändern, Rechnungen erstellen, Zahlungen eingeben, Klassenlisten einsehen oder Berichte ausdrucken.
- Einrichten der Geschäftspartnerinformationen.
- Einrichten der Nummernkreise für den Kundenstamm, die Geschäftspartner und eine fortlaufende Buchungs- und Rechnungsnummerierung.
- Anpassung der automatisch generierten Dokumente an das jeweilige Corporate Design.
- Einrichten des täglichen Workflows, welcher die Überwachung des kompletten Lebenszyklus einer Buchung übernimmt.
- Einrichten der Nachrichtensteuerung, über die der LSM mit den Mitarbeitern kommuniziert und sie über kommende Aktionen informiert.
- Aktivierung der Email-Benachrichtung. Damit können Teilnehmer oder involvierte Agenturen zum Beispiel automatisch über Buchungsbestätigungen, zugeteilte Unterkünfte oder erstellte Rechnungen per Email benachrichtigt werden.