Die Buchungsengine des LSM
Die Buchungsengine ist eine der Hauptkomponenten des LSM. Neue Buchungen werden hier erfasst und bestehende Buchungen können geändert werden. Teilnehmerbezogene Informationen werden automatisch aus der Teilnehmerverwaltung herangezogen und es werden nur noch buchungsrelevante Daten eingegeben.
Falls eine Unterkunft gewünscht ist oder ein Abholservice organisiert werden soll, wird diese Information ebenfalls in der Buchung hinterlegt. Der LSM übernimmt dann die Überwachung und Einhaltung der Bestätigungsfristen und informiert die verantwortlichen Mitarbeiter dementsprechend.
An die Buchungsengine ist die Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung angeschlossen und es findet ein automatischer Datentransfer in diese Module statt. Auch die Unterkunftsleitung wird über gewünschte Unterkünfte oder Änderungen entsprechend informiert. Bei Buchungsänderungen werden die Daten in allen Modulen sofort aktualisiert bei gleichzeitiger Benachrichtigung der entsprechenden Mitarbeiter. Damit stellt der LSM sicher, dass es nie zu Dateninkonsistenzen kommen kann.
Zusammenfassung der wichtigsten Merkmale der Buchungsengine:
- Strukturierte und einheitliche Buchungserfassung
- Automatischer Datenaustausch mit den Modulen Teilnehmerverwaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, Unterkunftsplanung, Klassenlisten und Berichtswesen. Buchungsänderungen werden automatisch in allen Modulen aktualisiert.
- Automatische Erstellung von Buchungsbestätigungen als PDF oder als Microsoft Word-Dokument
- Aktualisierung der Buchungs- und Kurshistorie eines Teilnehmers
- Warenkorb-Konzept: Einer Buchung können ein oder mehrere Kurse hinzugefügt werden
- Strukturierte Unterkunftseingabe: Bei einer Buchung kann ein Unterkunftswunsch nach Unterkunfts- und Raumtyp sowie Kategorie eingegeben werden. Der Unterkunftsleitung werden im Anschluss nur Unterkünfte zur Auswahl angeboten, die der gewünschten Selektion entsprechen.
- Überwachung des gesamten Lebenszyklus einer Buchung von Buchungseingang bis Kursende und vollständiger Bezahlung der Kursgebühren
- Automatische Benachrichtigung bei gewünschtem Abholservice und in Kürze benötigter Unterkünfte inkl. der Überwachung, dass diese Daten auch fristgerecht gepflegt werden